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28 mayo, 2020

Los mejores sistemas, ‘apps’ y programas para videoconferencias y reuniones de equipo

Las llamadas digitales o videollamadas llevan un tiempo con nosotros. Pero ha sido a raíz del Covid-19 que las reuniones online han tomado un cariz especial. Con equipos de personas deslocalizados en sus viviendas, las comunicaciones en vídeo son de vital importancia para el teletrabajo, pues aportan flexibilidad y minimizan errores. Pero no debemos descuidar la seguridad y la privacidad. Así que debemos escoger bien, son nuestras reuniones, nuestras estrategias empresariales y nuestro core de empresa de lo que tratamos día a día. Quizá este documento también te interese, aplica estos consejos y protege tus videollamadas 

La pregunta clave que muchas empresas se hacen es: ¿qué servicio de videoconferencias uso? ¿Hay alguno mejor que otro? Vamos a ver unos cuantos, lo que les distingue y lo que pueden ofrecernos: 

Hangouts y Meets, de Google 

Hangouts, de Google, nació como chat de texto plano para competir con otros servicios similares, pero pronto ganó funciones como el envío de información enriquecida. Actualmente se pueden enviar emojis, imágenes, e incluso vídeos. 

Pero su servicio estrella es la videollamada, que integró hace años para competir con Skype. Este servicio comparte estética con su equivalente para empresas, Meets de Google, que incluye alguna funcionalidad más. Destaca una visual limpia, casi sin opciones más allá de estas: 

  • Un chat integrado en el propio vídeo, desplegable. 
  • La posibilidad de compartir pantalla. 
  • Un sistema automático que coloca al hablante actual en el centro de la pantalla, si este dispone de cámara. 

Éstos servicios son multiplataforma, por lo que puede usarse en cualquier navegador, iOS y Android al mismo tiempo. Incluso permite que desde un mismo Gmail se conecten varios dispositivos. 

Un punto destacable de Meets de Google es que aquellos equipos que usen Skype for Business y otros sistemas de reuniones online con estándares SIP y H.323 podrán también conectarse. 

Skype, de Microsoft 

Skype fue uno de los primeros entornos de videollamadas en España, y aún conserva parte de su tirón debido a la gran cantidad de usuarios que traía y los que ganó al fusionarse con Outlook. Como el anterior, es multiplataforma y podremos hacer una reunión virtual en un equipo de trabajo que integre dispositivos Mac, Windows, Android e iOS. Incluso Alexa o Xbox, lo que abre un poco más el público objetivo. 

Las videollamadas de Skype destacan por poder compartir la pantalla, así como usar la “vista en dos paneles” que ya nos trajo MSN Messenger hace años. Básicamente, consiste en separar cada conversación (en PC y Mac) en una ventana diferente, pudiendo tener varias llamadas y chats abiertos al tiempo. La versión Skype Empresarial Online está integrada en Teams (abajo). 

Skype Empresarial / Teams, de Microsoft 

La otra herramienta de Microsoft orientada a la videollamada está integrada dentro del paquete Microsoft 365 y se llama Teams. Esta increíble app busca integrar una gran cantidad de servicios al estilo de WeChat. 

Si en nuestro trabajo hacemos uso de un entorno de Office 365 y del sistema de archivos OneDrive, Microsoft Teams (web, iOS, Android, Windows y Mac) será un añadido muy interesante.  

  • Multiplataforma, (Web, Android, Windows, Mac) 
  • Puedes grabar la llamada, para revisarla después subtitulada si lo deseas. 
  • Funciona con usuarios entre distintas organizaciones sean o no miembros de Microsoft 365. 
  • Es gratis, al menos hasta octubre de 2020, según ofrece Microsoft en su web para ayudar a las empresas a llevar el teletrabajo. 

En esencia, las videollamadas de Microsoft Teams son idénticas a las de Skype, ya que de hecho usan su mismo motor. Las únicas diferencias son que lo llaman Skype Empresarial Online, que puede hacer reuniones online con hasta 10.000 personas. Van igual de fluidas que en el clásico Skype, con la diferencia de que, integrado en Teams, podremos trabajar en paralelo con chat y documentos, crear canales para nuestra empresa en la que podrán funcionar como hilos de conversaciones. 

Videoconferencias en Slack 

Debido a su capacidad de automatizar información, Slack se ha convertido en una de las aplicaciones de chat más utilizadas por empresas.  La versión gratuita solo permite videollamadas entre dos personas, pero el plan Estándar de Slack tiene videollamadas de hasta 15 personas, y destaca por la posible integración del vídeo de Slack y Hangouts de Google. 

Reuniones online con WhatsApp y Facetime 

Los españoles somos el cuarto país que más usa WhatsApp (ya nos vale), según We Are Social y Hootsuite, por lo que no es raro que estemos acostumbrados a su sistema de videollamada. Aunque no es nada recomendable para el teletrabajo puesto que no existe ningún control del entorno ni nos brinda ninguna de las posibilidades orientadas a profesionales que nos ofrecen cualquiera de las otras alternativas expuestas aquí. 

Meetings, de Zoom 

Meetings, de la empresa Zoom, hasta ahora era una empresa poco conocida en España pero que ha tenido un fuerte repunte con la situación de confinamiento. Es interesante porque incorpora algunas funcionalidades que no vemos en otros servicios, tales como la grabación de la videollamada en la nube (Teams en su versión de Microsoft 365 sí la tiene) , la transcripción de la voz a través de sistemas de reconocimiento del leguaje, o la visualización en tiempo real de hasta 49 pequeños vídeos con los integrantes de la llamada. 

Join.me, de LogMeIn 

Si lo que buscamos es una interfaz web que funcione con sistemas operativos como Chromium, Join.me es una solución interesante. También integra iOS, Android, Mac y Windows, y destaca por la facilidad para unirse a una reunión. 

Basta con enviar una URL al contacto, que este habilite el uso del micrófono y la cámara, y ya estará todo configurado. Está particularmente recomendada para aquellas personas poco familiarizadas con aplicaciones más complejas. 

Webex Meetings, de Cisco 

Cisco ha optado por una integración de servicios ajenos en un entorno propio llamado Cisco Webex Teams. Se parece a Microsoft Teams, pero permite el uso de sistemas como Drive de Google, tarjetas Trello para organizar tareas o Teams de Microsoft, entre otros. Buscan posicionarse como solución abierta o hub, y dentro de esta cornucopia se encuentra Webex Meetings. El servicio de reuniones se destaca por una interfaz mínima que prioriza el vídeo

Jitsi. 

Una plataforma de código abierto, encriptada, gratuita y sin límite de participantes. Jitsi está llamada a triunfar en los tiempos que corren, cuando las video reuniones de trabajo y familia se multiplican. Tiene versión Android y iOS y una plataforma web para cualquier navegador. Su funcionamiento es muy sencillo

  1. Entrar en la web o app  y crear la reunión. No hace falta registro. 
  1. Compartir el enlace de la reunión con el resto de participantes. 

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